关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

财会[2020]6号 《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确规定：

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（国家税务总局公告2020年第22号）规定：纳税人以电子发票（含电子专票和电子普票）报销入账归档的，按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的规定执行。

保存打印该纸质件的电子会计凭证。

通俗来说就是从销售方开票系统开具出来的电子发票的源文件，目前电子发票原件只有两种文件格式：pdf格式和ofd格式。

已建立电子档案管理系统的单位：

这种企业多数都已经采用了无纸化报销流程，可以通过企业的无纸化报销系统，并按《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）建立电子档案管理系统的单位可以通过报销系统进行归集和存档。

未建立电子档案管理系统的单位：

这类企业在处理电子发票报销的时候，大多都是采用打印报销的方式进行报销，按照规定这类单位需要企业参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）对电子发票原件进行存档管理，这类企业往往就需要财务部门自己想办法解决。对于电子发票打印报销，除了要解决电子发票存档的问题，还需要解决重复打印报销以及发票真伪验证的问题，而最常见的方式就是Excel台账加财务自己建立文件夹存储电子发票原件的方式。

常用的文件夹存储方式主要存在几个问题：

①整理审核难：原件分散在报销人员手上，在报销时需要传给财务，通常以邮箱或者微信等方式发给财务，财务下载并逐一打开确认是否合规，然后规范命名并下载到指定目录。

②查询检索麻烦：需要找某张发票时，只能先通过报销台账（手工登记的Excel台账）查找报销记录，然后再逐级打开对应的电子发票存档目录进行搜索查找。

③文件夹存储不安全：电子设备有可能坏掉，复杂的办公室局域网随时侵入的木马和病毒，可能导致辛苦存储的电子档案灰飞烟灭。

面对堆叠如山的电子发票打印报销件，如此的存档再加上电子发票的查重和真伪查验，大概财务人员都会崩溃吧。

当然，你可以这样做：

使用【票总管发票管理系统】解决发票管理难题。票总管为企业提供发票识别、电子发票存档、发票审核、发票查验、线上报销等发票全生命周期管理服务。

对于纸质发票：

①配备发票专用扫描仪，支持批量扫描、识别录入纸质发票，快速采集发票明细，生成发票影像，一键归档存储，建立电子发票归档检索数据库。在查找某张发票时，可在数据库根据发票类型、抬头等关键词检索打印发票影像。

②对接权威查验平台，扫描纸质发票过程中自动对发票进行识别分类，审核、查验等系列合规检测。

③财务可以根据需求自定义导出发票台账表、增值税抵扣认证表。

不仅有效解决了发票验真难问题，同时降低了财务发票检索及台账建账压力。

对于电子发票：

票总管支持微信票夹及PDF、OFD格式电子发票导入，并拥有强大的线上报销功能，支持报销全流程线上化，对于有线上报销需求的企业来说更加人性化。

员工可使用“票总管APP”导入或拍照识别发票明细，系统自动对发票进行验真及审核查重检测。线上提交报销发票后，自动生成报销单及报销明细表，财务通过员工提交的报销发票原件与提交的报销单进行比对，审核报销发票金额是否一致，发票是否缺失等，完成线上快捷报销管理工作。

发票管理是企业财务管理的重要组成部分，除严格执行国家政策法规外，企业还应该根据自身的实际情况，转变思想认识，建立健全的发票管理体系，努力提高发票管理效率。