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    企事业单位电子档案管理系统

    1、概述

    档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。同时,在当前社会信息化浪潮中,还在产生大量的各种形式的的信息记录,包括电子文件或非电子文件。相关行业、部门的电子化进展,如数字化图书馆,国际性的科技情报数据信息库,各单位的信息中心促使档案管理工作电子化、信息化,谋求创新与发展。


    随着计算机技术的迅速发展和广泛应用,电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在,档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。


    该综合档案管理系统是自主研发,符合国家档案管理标准规范,适用于政府机关,企事业单位的档案管理系统。档案管理系统的开发坚持通用化、系列化、组合化、用户化的方针,提供完整的解决方案和完善的售后服务,协助用户建立完备的档案管理体系。档案管理系统中集成了主题词自动标引、大幅面扫描图象的压缩与动态解压、多媒体档案存储、与协同办公系统无缝连接等高新技术。


    2、产品概述


    综合档案管理系统由档案采集子系统、档案管理子系统、档案利用子系统、系统管理子系统四部分构成。


    档案采集子系统:

    该模块主要解决文档的录入,企业已有的电子文件,包括word、excel、pdf、视频文件、音频文件等,可以直接通过系统录入进行管理,针对纸质文件,系统通过搭配高速扫描仪,在保证图片质量清晰度的情况下,可最大以单面100页每分,双面200页每分的速度录入系统。并且采用OCR图像识别技术,可对电子化后的图片进行二次加工,形成双层PDF以供全文检索以及其它利用。


    档案管理子系统:

    该模块主要解决档案的信息管理以及统计等功能,包括档案的录入、整理、归档、封拆卷、拆卷、组合等功能。档案管理子系统吸收了现代办公流程的特点,将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来,便于日后档案的查询利用。支持现行资料的跟踪、控制。


    档案利用子系统:

    该模块主要由综合检索、档案借阅组成。档案录入后,为每一份档案建立独立索引,当用户需要全文扫描时,检索程序根据预先建立好的索引扫描文章中的每一个词,将查询结果返回给用户。档案借阅模拟实际档案借阅流程,采用多人审批、逐级审批制度,超过借阅期限自动收回,规范档案管理,保证企业资料安全保密。


    系统管理子系统:

    提供企业信息的维护,人员信息的维护,权限分配,日志管理,系统设置等功能。分类管理为该子系统的另外一个重要组成部分,档案的类型对于每一个企业来说都是不尽相同的,针对这一情况,系统对档案类别的设置给予了可定制权限,完全由用户根据自己的实际需求来分类,支持无限极的分类以及子分类结构。


    3、产品主要功能


    4、产品特色


    档案门类齐全

    系统遵循国家档案分类原则,可按各类档案的特点建立文书档案、科研档案、产品档案、设备仪器、基建档案、会计档案、声像档案等各种类型档案库。同时综合档案管理系统为用户建立了分类表,用户可用分类表所提供的增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级类目及删除当前级类目等功能,建立和维护档案分类表。


    符合档案管理流程

    档案管理系统吸收了现代办公流程的特点,将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来,确保档案、文件材料收集/积累的完整,利于档案的整理、编研工作的开展,便于日后档案的查询利用。支持现行资料的跟踪、控制,支持网上资料的分发。


    档案全文管理

    综合档案管理系统不仅仅局限于管理文件档案的目录、摘要,而且将档案的全文信息纳入到档案管理之中。提供从信息检索、目录查询、摘要信息、到由目录、摘要信息直接浏览档案正本(全文)的档案管理方式。


    多种组卷方式

    各行业、各地区及不同专业的科技文件,文书文件形成过程都有它自身的规律,组卷形式也必然存在一定的区别。综合档案管理系统灵活的组卷方式成功的处理了这一问题。它包括按一定条件进行的条件组卷;个别无规律文件的手工组卷;一份或几份文件、多种档案、多个案卷的多重组卷。


    设计成熟稳定

    系统具备高可靠性,支持24小时不间断工作,支持应用部署在多台服务器上,避免应用系统的单点故障;系统提供有效的安全保密措施,确保系统和数据资源的安全,防止非法入侵等;界面风格相似度高,易于安装和使用;系统设计灵活,可方便的进行版本升级。


    可综合管理各类档案

    通过搭配高速扫描仪,在保证图像清晰度的前提下,可将纸质文档以每分钟最大100页的速度进行电子化后存入系统,系统不仅能对纸质档案进行处理,更可以管理如Word、Excel、Pdf等电子文件和各类图片、音频、视频类文件。


    5、产品部署

    档案采子系统需要用户台式机安装程序搭配扫描仪,综合档案管理平台集中部署专业服务器。


    6、客户端运行环境

        推荐配置如下:
        CPU:P3 800以上
        内存:512以上
        硬盘:视企业实际档案量情况而定
        操作系统:windows2000,winxp,win2003
        浏览器:IE6.0以上

     

     

     

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